Quy trình tổ chức sự kiện (dành cho quản lý sự kiện)

• TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trước sự kiện

1. Chuẩn bị học liệu

• Liên hệ với diễn giả, giảng viên về học liệu chuẩn bị cho buổi sự kiện, hội thaỏ
• Lên lịch trình sự kiện hoặc lấy lịch trình sự kiện từ diễn giả

2. Set up phòng, bàn ghế

• Tùy từng sự kiện mình sẽ set up phòng theo số lượng học viên đã được thông báo trước
• Set up số ghế vừa đúng với số học viên, số người tham dự sao cho diện tích phòng thông thoáng nhất

3. Chuẩn bị mic, loa đài, giấy flatcart

• Kiểm tra giấy flatcart có đủ cho buổi hội thảo không, tiến hành mua hoặc baó cho bộ phận nhân sự
• Kiểm tra bút viết, đổ mực nếu cần thiết
• Kiểm tra số lượng pin có đủ dùng không? Tiến hành mua Pin nếu cần
• Kiểm tra số lượng mic, chất lượng mic, âm thanh loa đài
• Có thể liên hệ anh Thông khi có sự cố phát sinh

4. Tiến hành gửi tin nhắn cho học viên, cho người tham gia trước sự kiện theo mẫu tùy từng sự kiện. Sử dụng tin nhắn tự động qua ez Com

• Cài đăt phầ mềm solids SMS
• Cài đăt ezcom
• Soạn tin nhắn ko dấu, và gửi theo list danh sách từ bộ phận Marketing hoặc bộ phận nhân sự.

5. Chuẩn bị máy ảnh

• Kiểm tra máy ảnh, thẻ nhớ, chân máy quay
• Mỗi buổi hội thảo đều phải chụp ảnh lưu lại, viết bài đăng lên website sau khi hội thảo kết thúc
• Quản lý máy ảnh: Quản lý máy ảnh, thẻ nhớ, chân máy quay đảm bảo khi có người mượn mình đều quản lý và kiểm soát được

6. Tuyển CTV

• Tuyển cộng tác viên DJ: Hiện tại có 1 bạn CTV DJ Vương Quyền: 0941.000.563

CTV Hồng: 0963.127.304.

• Có thể đăng tuyển CTV trên các trang SV, việc làm thêm SV, trên các trang thông tin của các trường Đh gần Long Biên
• Chế độ đãi ngộ: Được học hỏi kỹ năng giao tiếp, tổ chức sự kiện, Marketing, STVT; được bao ăn uống trong thời gian diễn ra sự kiện; được trả 50k mỗi buổi.

 

7. Nhạc sự kiện

Sử dụng nhạc sự kiện ASK lưu trong ổ D của máy tính: Có thể hỏi thêm A Thông bên Marketing để trợ giúp

• Sử dụng nhạc chào đón trong trường hợp: Đầu buổi hội thảo, giờ ra chơi, và khi kết thúc hội thảo
• Sử dụng nhạc ghi chép : khi diễn giả yêu cầu học viên thảo luận, ôn lại bài, hoặc làm việc nhóm
• Sử dụng nhạc khởi động : thường là đầu giờ trước buổi hội thảo hoặc chuẩn bị nghỉ giải lao, chuẩn bị kết thúc, mở nhạc to, sôi động

8. Phông bạt

• Một số sự kiện sử dụng phông bạt thì hỏi lại yêu cầu từ Chị NgIoan và anh Nam, liên hệ với design thiết kế của công ty, yêu cầu thiết kế.
• In: Hiện tại công ty đang in của IN SƯ TỬ VÀNG 30k/m2.

Điện thoại  : 0902 092 688 | 0989 095 987

Email         : insutuvang@gmail.com

Văn phòng : Số 15 Nguyễn An Ninh, Hoàng Mai, Hà Nội

Xưởng SX   : Số 389 Trương Định, Hoàng Mai, Hà Nội

Website     : inphunmimaki.com

9. Chuẩn bị hoa quả, nước uống

• Tùy theo số lượng người tham gia để mua hoa quả
• Chỉ mang ra khi đến giờ nghỉ giải lao Break tea
• Chuẩn bị nước uống cho diễn giả: thường là nước cam và nước ấm
• Liên hệ với chị Ngoan để chuẩn bị hoa quả

10. Chuẩn bị phiếu thông tin, phiếu demo vân tay cho học viên

• Liên hệ chị Hạnh –Nhân sự để in phiếu thông tin và demo vân tay

Trong quá trình diễn ra sự kiện

1. Trước giờ diễn ra sự kiện

• Tùy theo từng hội thảo, chương trình để gửi tin nhắn trước 1 tiếng trước khi diễn ra hội thảo, chương trình- Liên hệ với diễn giả hỏi rõ yêu cầu từng chương trình
• Lên sớm trước sự kiện từ 15-30p đón học viên, khách tham gia
• Bật đèn, điều hòa, máy chiếu trước
• Bật nhạc để tạo không khí sôi động nhiều năng lượng
• Liên lạc với diễn giả khi có sự thay đổi về thời gian
• Cần 1 CTV chỉ ngồi DJ trong cả chương trình
• Phát phiếu thông tin cho học viên, khách
• Viết giấy tommy tên học viên , dán trước ngực
• Chuẩn bị nước cho diễn giả
• Hướng dẫn bạn DJ chỉnh nhạc, slide, thay pin mic khi hết pin

2. Trong khi sự kiện diễn ra

• Ngồi dưới support khi có yêu cầu từ diễn giả
• Chuẩn bị hoa quả : rửa hoa quả, gọt hoa quả cho học viên, khách. Chuẩn bị riêng cho diễn giả một đĩa hoa quả
• Chụp ảnh lại khoảnh khắc lớp học để lấy tư liệu lần sau
• Hỗ trợ học viên khi cần
• Chuẩn bị hoa quả khi đến giờ nghỉ giải lao

3. Đặt cơm

Khi sự kiện diễn ra cả ngày:

• Chuẩn bị đồ ăn trưa cho diễn giả và nhân viên hỗ trợ sự kiện. có thể đặt cơm cho học viên nếu số lượng học viên ít.
• Thông thường sẽ hỏi diễn giả giờ nghỉ trưa, đặt cơm trước từ 30p đến 1 tiếng.
• Đặt cơm cho a Nam xuất 40k không cơm, ko ăn cá chỉ ăn thức ăn.

Đặt cơm cho nhân viên hỗ trợ 25k/xuất

• Ghi lại số lượng học viên đăt cơm, thu tiền và đặt cho học viên
• Số điện thoại cơm chị Thơ: 02438724572
• Cơm xuân thanh ngõ bồ đề: 02438731495

4. Giờ nghỉ trưa

• Sau khi ăn cơm xong: tắt điện, cho học viên nghỉ ngơi tại phòng
• Có thể mở nhạc nhẹ, nhỏ để ngủ
• Hỏi diễn giả về thời gian bắt đầu học chiều trước 5p bật điện, bật nhạc khởi động tạo không khí sôi động cho học viên
• Chuẩn bị nước cho diễn giả
• Kiểm tra giấy, thay giấy flatcart

5. Khi hội thảo diễn ra trong nhiều ngày

• Nhắn tin thông báo cho học viên trước mỗi buổi học1 tiếng
• Dán giấy diễn giả đã viết trong ngày hôm trước lên tường để học viên có thể ôn lại

Kết thúc hội thảo, chương trình, sự kiện

1. Trước khi kết thúc một ngày hội thảo

• In danh sách học viên đã tham gia chương trình, yêu cầu viết họ tên, địa chỉ, nghề nghiệp, chữ kỹ đầy đủ- Liên hệ với chị Hạnh- Nhân sự để biết rõ chi tiết

2. Kết thúc hội thảo, chương trình

• Chụp ảnh tập thể học viên tham gia chương trình
• Thu dọn bàn ghế, dọn dẹp phòng
• Thống kê thu chi diễn ra trong toàn bộ sự kiện, gửi lại cho anh Nam với Chị Ngoan
• Báo cáo lại những hạn chế trong sự kiện và rút ra kinh nghiệm, giải pháp
• Viêt bài đăng ảnh lên trang web, fanpage công ty hoặc chuyển giao cho bên Marketing- liên hệ anh Thông để hỏi thêm
• Quản lý máy ảnh, thẻ nhớ, chân máy ảnh

 

CHUYỂN GIAO CƠ SỞ VẬT CHẤT

1. Máy tính Asus bao gồm sạc và chuột
2. Máy ảnh canon 60D gồm 1 sạc, 2 pin, 2 thẻ nhớ 32 và 64G, một chân máy quay.
3. Mail sự kiện công ty là gk@gmail.com

Pass : 80bnguyenvancu

4. Zalo công ty : 0975278568

Pass : 80bnguyenvancu

5. Các bài kế hoạch công việc từng tuần, báo cáo công việc từng tuần nằm trong file PHUONG-QLSK ổ E máy tính ASUS sự kiện

Tải xuống tại đây: TẢI XUỐNG